به گزارش پایگاه خبری تحلیلی مبارکه نا،معاون توسعه مدیریت و منابع شهرداری مبارکه از اجرای طرح بایگانی الکترونیک پرونده‌های موجود در شهرداری خبر داد و گفت: بر اساس این طرح که در راستای دولت و شهروند الکترونیک و همچنین طرح جامع ساماندهی و یکپارچه‌سازی بایگانی انجام می‌شود، حدود 70 هزار سند و پرونده موجود در شهرداری، اسکن و بایگانی می‌شوند.
امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان از چنان اهمیتی برخوردار شده است که مدیریت بهینه این اسناد به یکی از اولویت‌های کاری تمامی شرکت‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌ها تبدیل‌شده است. هرروزه با گسترش سازمان‌ها، ادارات، رشد جمعی فعالیت‌ها، فرآیندهای اداری و سازمانی اسناد کاغذی بسیاری تولید می‌شود که ضرورت حفظ و نگهداری فیزیکی و الکترونیکی این اسناد باعث به وجود آمدن بایگانی‌های گسترده‌ای می‌شود که حجم فزاینده‌ای از اسناد شامل انواع پرونده‌های پرسنلی، پرونده‌های فنی و… را در خود نگهداری می‌کند. نگهداری از اسناد کاری هزینه زا و پردردسر است. برای ساماندهی و نظم بخشیدن به این‌گونه بایگانی‌ها، جلوگیری از تخریب اسناد و نیز دسترسی آسان‌تر به اطلاعات موجود، بدون نیاز به پرونده‌های کاغذی و همچنین استفاده از فناوری‌های جدید، در سال‌های اخیر موضوع ایجاد آرشیو الکترونیک از تمامی اسناد و مدارک با جدیدترین ابزارها، در دستور کار قرارگرفته و به یکی از اهداف اصلی سازمان‌ها تبدیل‌شده است.
سعید باقری، آرشیو الكترونيكي را یک راهکار جامع و هوشمندانه برای مهاجرت از بایگانی‌های سنتی به الکترونیک دانست و تأکید کرد: این اقدام دسترسی سریع، مدیریت بهینه، کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین کاهش هزینه‌های سازمان در نگهداری اسناد را به همراه خواهد داشت.
وی با اشاره به تأکید شهرداری بر اهمیت و جدیت در اجرای برنامه عملیاتی سال 1398، ادامه داد: مکانیزه کردن پرونده‌ها برای استفاده هرچه بیشتر از فناوری اطلاعات و تکنولوژی‌های روز و افزایش دقت و سرعت پاسخگویی به شهروندان، یکی از برنامه‌های مهم در دستور کار حوزه اداری است.
به گفته باقری، طرح آرشیو الکترونیک بایگانی پرونده‌های موجود در این شهرداری در بخش‌های مختلف با بهره‌گیری از دانش روز آغاز شد و بر اساس این طرح که در راستای دولت و شهروند الکترونیک و همچنین طرح جامع ساماندهی و یکپارچه‌سازی بایگانی انجام می‌شود، حدود 70 هزار سند و پرونده موجود اسکن و بایگانی می‌شوند.
معاون توسعه مدیریت و منابع شهرداری مبارکه استقرار این سامانه را باعث دسترسی کاربران به اسناد و مدارک موردنیاز در اسرع وقت و درنتیجه انجام سریع امورات اداری ارباب‌رجوع دانست و گفت: آرشیو الکترونیک همچنین امکان مفقودی و سوءاستفاده احتمالی از مدارک موجود در پرونده را به کمترین میزان خواهد رساند به‌علاوه این اقدام در جهت دسترسی بهتر به پرونده‌ها از طریق اتوماسیون اداری و کم کردن هزینه‌های کاغذ انجام‌شده است.
وی همچنین ساماندهي، اسكن و ذخیره‌سازی اطلاعات پرونده‌های املاك و درنهایت حذف گردش فيزيكي پرونده‌ها را از دیگر اهداف اين پروژه بیان کرد و ادامه داد: پروژه ساماندهی پرونده‌های شهرسازی با استفاده از ظرفیت داخلی شهرداری و با کمترین هزینه در حال انجام است .
باقری با اشاره به دستاوردهای بایگانی الکترونیک درزمینه های حذف گردش فيزيكي پرونده‌ها، افزايش امنيت اطلاعات پرونده‌های موجود و جلوگیری از دست‌کاری، مفقود و مخدوش شدن احتمالي اوراق و اطلاعات، ساماندهي پرونده‌های املاك و شهرسازي، ايجاد بانك اطلاعاتي پرونده‌ها باقابلیت ايجاد دسترسي در تمام حوزه‌های شهرداري، قابليت به‌روزرسانی و دسترسي سريع به فايل الكترونيكي پرونده در صورت اضافه شدن اطلاعات جديد (اوراق جديد، دستورات و هامش نويسي)، افزود: تنوع و افزایش تعداد مستندات و از همه مهم‌تر اشغال بیش‌ازحد فضا توسط این مستندات باعث شده تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و مکانیزه کردن سیستم مدیریت مستندات خود باشند و شهرداری مبارکه نیز از این شرایط جدا نیست.
Saturday, 23 November , 2024